MAKALAH INFORMASI TEKNOLOGI PERKANTORAN

 

Bab I

Pendahuluan

Komunikasi adalah salah satu dari fungsi-fungsi pokok kantor dan suatu proses yang penting bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain melalui pos, dengan telepon, teleks, pelayanan pesuruh, atau sarana-sarana lain. Istilah komunikasi harus ditafsirkan secara luas dan tidak dianggap sebagai meliputi hanya hal-hal yang demikian jelas seperti surat-surat dan hubungan-hubungan telepon kepada dan dari orang-orang di luar perusahaan.

             Sebagian besar komunikasi perusahaan diterima atau dimulai oleh kantor dalam pelaksanaan pekerjaannya. Oleh karena itu, manajer perkantoran mempunyai tanggung jawab untuk memelihara suatu pelayanan komunikasi sebagai suatu bagian dari organisasi perkantoran.

 

Bab II

Pembahasan

Teknologi Komunikasi Perkantoran

A.      Pengertian Teknologi Komunikasi Perkantoran

Teknologi adalah alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya.[1]

Dalam pengertiannya yang umum, komunikasi adalah proses mengirim dan menerima berita di antara pihak-pihak yang saling berhubungan sehingga daripanya diperoleh pemahaman tentang apa yang dimaksud satu sama lain.[2] Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.

Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda ”kantoor” yang dalam bahasa Inggris office dapat diartikan sebagai (1) kewajiban, tugas, atau fungsi (2) jabatan, (3) markas atau ruang di mana seseorang dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya, (4) jasa pelayanan, (5) pekerjaan melakukan urusan tertentu, (6) atau tempat yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.

Di Indonesia, istilah kantor diartikan sebagai tempat atau ruangan untuk melakukan kegiatan pengelolaan data/informasi. Pengelolaan data adalah proses kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, dan penyimpanan, pendistribusian/penyajian data/ informasi.

Dengan demikian, pengertian kantor dapat diuraikan berikut ini:

1.      Tempat atau ruang penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian/penyajian data/informasi.

2.      Proses penyelenggaraaan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian/penyajian data/informasi.

3.      Sarana pemusatan kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan yang bersifat manajerial dan pendukungan.

Menurut Drs. Kamisa, kantor berarti: bangunan yang dipakai untuk bekerja yang berkenaan dengan urusan administrasi. Menurut Erns Neufert, bahwa didalam bangunan perkantoran pekerjaan utamanya adalah dalam kegiatan penanganan informasi dan kegiatan pembuatan maupun pengambilan keputusan berdasarkan informasi tersebut. Jadi perkantoran adalah bangunan yang digunakan untuk pekerjaan administrasi dan manajerial.[3]

Sehingg teknologi komunikasi perkantoran adalah proses mengirim atau menerima suatu gagasan  dari seseorang kepada orang lain yang saling berhubungan dengan menggunakan alat yang memudahkan pemimpin bahkan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor.

Jadi, kalau misalnya seorang kepala pabrik melaporkan hasil pabrik kepada direktur perusahaan, maka dalam hal ini terjadi komunikasi. Pengirim wartanya adalah kepala pabrik itu, wartanya mengenai jumlah hasil produksi barang yang diselesaikan, alat tata hubungan adalah telepon, isyaratnya berupa bunyi deringan bel dan kata-kata yang terdengar melalui alat itu, sedang penerima wartanya adalah direktur perusahaan.[4]

Dalam komunikasi perkantoran, terdapat 2 jenis komunikasi  yakni:

a.       Komunikasi tertulis

Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dapat dikomunikasikan secara lisan atau tertulis. Pesan-pesan penting biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin tik manual atau elektronik, dicetak dalam bentuk print-out, atau menggunakan email. Penulisan dokumen dengan tangan hamper tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu. Saat ini, hampir setiap perusahaan telah menyediakan berbagai alat bantu berupa hardware dan software computer untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis.

b.      Komunikasi lisan

Sebagaimana telah diuraikan bahwa pelaku bisnis menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi secara lisan. Dalam komunikasi lisam, pesan dikirim melalui suara dengan atau tanpa alat bantu. Contoh komunikasi lisan adalah bercakap-cakap secara langsung, berpidato, bercakap-cakap melalui telepon, mendengarkan ceramah, menonton televise, atau mendengarkan radio.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka teknologi komunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Penggunaan internet, email, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Komputer saku dan telepon genggan saat ini sdah cukup dijadikan ruang kerja yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.

B.       Macam-macam Teknologi dalam Perkantoran

Selain telepon dan telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu teleprinter, teleks (teleprinter exchange ), faksimile, telefoto, atau telecopier. Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi yaitu konferensi tele yakni melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut ;

1.      Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui kabel telegraph atau gelombang radio. Pesan tersebut direproduksi oleh mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat dibaca.

2.      Teleks, ( teleprinter exchange ) yaitu pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik saluran domestik maupun saluran internasional. Teleprinter yang digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup tanpa ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi internasional di antara zonewaktu yang berbeda.

3.      Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan informasi, pesawat dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan dikirim (misalnya sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan pada saat yang sama pengirim mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal tersebut oleh pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya yang jatuh pada kertas fotografis, sehingga menghasilkan salinan faksimile. Dengan perkembangan teknologi, sekarang faksimile tidak perlu lagi melalui pesawat telepon, tetapi mempunyai kode/nomor tersendiri, sehingga pada waktu mengirim informasi dapat langsung menekan nomor pesawat faksimile yang dituju. Seperti halnya pesawat teleks, pesawat faksimile sekarang dapat dibiarkan hidup sehingga pesan yang datangnya kapanpun dapat dilayani dengan baik oleh pesawat tersebut.

4.      Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.

5.      Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui sistem elektromagnetik lainnya.

6.      Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada layar TV (yang sudah dimodifikasi).

C.       Fungsi Teknologi dalam Perkantoran

Fungsi teknologi perkantoran dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Menurut boove dan Thill (2002:390), manfaat teknologi dalam komunikasi adalah :[5]

1.      Meningkatkan aliran komunikasi

Dengan teknologi, informasi mengalir lebih cepat dari sumber yang lebih banyak.

2.      Mempermudah komunikasi

Individu dan organisasi akan semakin mudah melakukan komunikasi akibat adanya teknologi. Teknologi mampu mempersempit bahkan menghilangkan perbedaan jarak dan waktu.

3.      Mengubah struktur komunikasi

Struktur organisasi banyak mengalami perubahan akibat teknologi komunikasi., berkomunikasi dengan atasan dan rekan sekerja tidak perlu dilakukan di satu lokasi dalam suatu pertemuan formal. Komunikasi bisa terjadi antara orang yang sedang berada di kantor dengan orang lain yang sedang berada di lapangan, di perjalanan atau di rumah.

4.      Menurunkan biaya komunikasi

Teknologi mempermudah pembuatan dan pendistribusian informasi. Mudahnya pembuatan dan pendistribusian akan mengakibatkan menurunnya biaya komunikasi.

 

D.      Mengapa Harus Menggunakan Teknologi Komunikasi Perkantoran?

Aplikasi teknologi komunikasi menawarkan keuntungan yang besar bagi komunitas, karyawan, dan perusahaan. Bagi komunitas, teknologi komunikasi memungkinkan pengerjaan yang lebih utuh dan penuh (dengan meningkatkan kemampuan bekerja di lingkungan yang dekat, khususnya bagi mereka para orang tua yang bekerja di rumah, para penjaga, penyandang cacat, dan penduduk yang tinggal di tempat yang sangat jauh), mengurangi kemacetan dan kemungkinan kecelakaan, melegakan lalu lintas, menghemat bahan bakar, dan mengurangi penggunaan energy.

Namun, untuk perusahaan atau perkantoran, teknologi komunikasi bisa memperluas dan mengembangkan bakat karyawan, mengurangi atau menghambat penyebaran penyakit, mereduksi biaya, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi jejak keluaran karbon dan penggunaan energi, mengurangi pergantian dan absensi, memperbaiki moral karyawan, menawarkan kesinambungan operasionalisasi strategi, meningkatkan kemampuan karyawan untuk menangani pekerjaan melewati batas waktu, dan menguatkan kemampuan adaptasi budaya karyawan.

Guna teknologi komunikasi bagi individu, antara lain menciptakan keseimbangan antara bekerja dengan pekerjaan rumah dengan lebih baik.

Adapun keuntungan menggunakan teknologi komunikasi dalam perkantoran sebagai berikut:

·         Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

·         Harga teknologi baru ini relatif murah.

·         Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .

·         Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.

·         Produktivitas meningkat secara cepat.

·         Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.

·         Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

E.       Mengapa jika tidak menggunakan Teknologi Komunikasi Perkantoran

Setelah mengetahui fungsi teknologi komunikasi perkantoran maka sudah bisa diartikan bagitu pentingnya teknologi komunikasi perkantoran. Jika sebuah perkantoran tidak dilengkapi dengan teknologi komunikasi yang canggih justru akan menghambat proses kerja pemimpin dan juga karyawan. Selain itu, produktifitas perusahaan sulit meningkat, pekerjaan banyak yang terhambat karena minimnya sarana prasarana. Komunikasi jadi tidak mudah karena terhalang jarak dan waktu.

F.        Contoh Kasus

Contoh kasusnya adalah suatu perusahaan penerbitan surat kabar memiliki pegawai / wartawan yang tersebar di berbagai daerah untuk meliput kejadian-kejadian. Dengan tersebarnya pegawai / wartawan di berbagai daerah yang jaraknya jauh dari kantor redaksi maka dibutuhkan teknologi informasi agar berita kejadian yang sudah dicatat dapat segera disampaikan kepada redaksi. Untuk keperluan ini dibutuhkan perangkat komputer portabel, infrastruktur jaringan internet, website, dan perangkat-perangkat pendukung lainnya.

 

 

Bab III

Kesimpulan

Teknologi komunikasi perkantoran adalah proses mengirim atau menerima suatu gagasan  dari seseorang kepada orang lain yang saling berhubungan dengan menggunakan alat yang memudahkan pemimpin bahkan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor.

            Fungsi teknologi perkantoran dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan.

Adapun keuntungan menggunakan teknologi komunikasi dalam perkantoran sebagai berikut:

·         Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

·         Harga teknologi baru ini relatif murah.

·         Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .

·         Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.

·         Produktivitas meningkat secara cepat.

·         Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.

·         Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

 

 

 

Daftar Pustaka

Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Andi Offset

Gie, The Liang.2000.Administrasi Perkantoran Modern.Yogyakarta: Liberty Yogyakarta

Siswandi.2011.Aplikasi Manajemen Perusahaan.Jakarta: Mitra Wacana Media

http://yaqinov.wordpress.com/2009/03/13/peranan-teknologi-informasi-khususnya-system-informasi-dalam-manajemen-perkantoran-modern/

 

MAKALAH TEKNOLOGI PERKANTORAN

TEKNOLOGI PERKANTORAN 

A.   PENGERTIAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”.

Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknolgi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek.

Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.

Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.

 

B.     MACAM – MACAM MESIN KANTOR

 

1.      Menurut Tenaga Penggeraknya

a.       Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

b.      Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.

 

2.      Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya

a.       Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

b.      Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.

 

3.      Menurut Fungsinya

a.       Mesin untuk mencatat

·         Mesin tulis

·         Mesin dikte

·         Mesin penomor

·         Asahan pensil

·         Mesin pencetak perangko

·         Stempel

·         Mesin pencatat uang kas

·         Mesin pencatat waktu (Time Recorder)

·         Mesin perekan gambar / suara

·         Scanner

·         Mesin penulis nominal cek

·         Mesin pencatat kehadiran

·         Alat penghitung

b.      Mesin untuk menghimpun

·         Pembuka surat

·         Mesin penjilid

·         Hechtmachine

·         Pemotong kertas

·         Stepler

·         Perforator

·         Stapler remover

c.       Mesin untuk mengolah

·         Mesin jumlah

·         Mesin hitung

·         Mesin penghitung uang

·         Mesin validasi keaslian uang

·         Timbangan elektronik

·         Mesin timbangan surat

·         Komputer

d.      Mesin untuk menggandakan

·         Mesin stensil (Stencil Duplicator)

·         Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)

·         Mesin fotocopy

·         Risograph

·         Mesin perekam sheet

·         Mesin cetak (Offset)

·         Printer

·         Electronik copy board

e.       Mesin untuk mengirim

·         Telepon

·         Interphone

·         Teleprinter

·         Faxsimile / telecopier

·         Modem (modulator demodulator)

·         Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)

·         Telefoto

·         Handy Talky (HT)

·         PMBX / PABX (Switch Board)

·         Handphone

f.       Mesin untuk menyimpan

·         Mikrofilm

·         Mesin penghancur kertas

·         Pelubang ketas (perforator)

·         Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api)

·         Mobile Filling System

·         Flopy disk

·         Hard disk

·         Compact disk

·         Flash disk

·         Komputer

 

Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:

a.       Mesin Pengaman

·         CCTV (Close Circuit Television)

·         Pengaman data

·         Mesin penyimpan uang (brankas)

·         Peti uang (Cash box)

·         Micro film

·         Mesin laminating

·         Alarm

·         ATM

b.      Mesin Penyaman

·         Kipas angin (FAN)

·         Air Conditioner (AC)

·         Loudspeaker

·         Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)

·         Air Curtain (Tirai Udara)

·         Vacum Cleaner

 

C.    PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN UMUM MESIN KANTOR

1.      Pemeliharaan dan Perawatan Barang

Manfaatnya yaitu:

a.       Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.

b.      Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.

c.       Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.

d.      Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.

e.       Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

 

2.      Macam – Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang

a.       Menurut kurun waktu

·         Pemeliharaan sehari – hari

·         Pemeliharaan berkala

b.      Menurut jenis barang

·         Barang bergerak

·         Barang tidak bergerak

 

3.      Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

a.       Selalu membersihkan barang secara teratur

b.      Selalu memperbaiki barang yang rusak

c.       Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing – masing

d.      Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar

e.       Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan pemakaiannya

 

4.      Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor

Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:

a.       Kontrak pemeliharaan

b.      Servis perorangan

c.       Servis kantor (company operated service)

 

5.      Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor

a.       Mesin Tik Manual

·         Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap halus

·         Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus

·         Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal

·         Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder

·         Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak mesin tik

·         Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai

·         Apabila menggunakn cairan  penghapus, mulailah mengetik lagi apabila penghapus itu sudah benar – benar mengering

b.      Mesin Tik Elektrik

·         Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik

·         Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik

·         Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci

·         Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik

·         Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor

·         Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak

·         Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin

c.       Mesin Pelubang Kertas

·         Bersihkan lubang setiap saat

·         Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak

·         Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada didalam sudah penuh

·         Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas

d.      Mesin Penomor

·         Bersihkan bak tinta

·         Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak

·         Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus

·         Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas

e.       Mesin Penjepret Kertas

·         Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dan perut kawat jepret

·         Apabila dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas

·         Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut

f.       Mesin Pemotong Kertas

·         Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat

·         Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan

·         Pergunakan mesin sesuai kemampuannya

g.      Mesin Stensil Manual

·         Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih

·         Bersihkan baki kertas dan baki penadah

·         Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kiri

·         Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan

h.      Mesin Stensil Elektrik

·         Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang bersih

·         Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat

·         Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off

·         Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin

·         Pada tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak

·         Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil

 

D.    TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM KANTOR MAYA

Kantor maya muncul akibat perkembangan teknolgi komputer yang semakin pesat dan semakin kecil, seperti laptop, tablet, dan sebagainya. Kecenderungan orang untuk berpindah – pindah mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet utuk melakukan hal – hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal – hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota – kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik kegiatan kantor dapat dilakukan dimana pun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.

 

Keuntungan dari Kantor Maya sebagai berikut:

1.      Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin – mesin kantor dan sebagainya. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sesekali bertatap muka antara penjual dan pembeli.

2.      Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif.

3.      Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.

4.      Mengurangi pekerjaan – pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.

5.      Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

 

Kerugian dari Kantor Maya sebagai berikut:

1.      Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan

2.      Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.

3.      Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang  ketat pada pengamanan sistem komputer.

4.      Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan - kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.

 

Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah:

1.      Menyediakan sumber daya komputer

2.      Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi

3.      Menyediakan perlengkapan non komputer

4.      Menyiapkan sarana telepon yang dapat di forward (dialihkan)

5.      Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

6.      Membuat jadwal pertemuan reguler

7.      Melaksanakan urut – urutan pekerjaan secara teratur

 

Tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya sebagai berikut:

1.      Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.

2.      Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).

3.      Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

 

E.     DAMPAK TEKNOLOGI PERKANTORAN

1.      Dampak Positif

a.       Terhadap Ketenagakerjaan

·         Peningkatan mutu tenaga kerja.

·         Meningkatkan kegairahan dan kedisplinan kerja.

·         Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja.

·         Meringankan tenaga dan pikiran pegawai

.

b.      Terhadap Prosedur Kerja

·         Mempercepat penyelesaian pekerjaan.

·         Menyederhanakan prosedur kerja / memperpendek mata rantau penyelesaian pekerjaan.

·         Memperlancar pekerjaan.

·         Mempermudah penyelesaian pekerjaan.

 

c.       Terhadap Hasil Kerja

·         Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor.

·         Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan.

·         Memenuhi standar mutu tertentu.

·         Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis pekerjaan.

 

2.      Dampak Negatif

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali, terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya, yaitu sebagai berikut:

·         Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.

·         Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.

·         Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.

·         Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.

·      Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.