MAKALAH INFORMASI TEKNOLOGI PERKANTORAN

 

Bab I

Pendahuluan

Komunikasi adalah salah satu dari fungsi-fungsi pokok kantor dan suatu proses yang penting bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain melalui pos, dengan telepon, teleks, pelayanan pesuruh, atau sarana-sarana lain. Istilah komunikasi harus ditafsirkan secara luas dan tidak dianggap sebagai meliputi hanya hal-hal yang demikian jelas seperti surat-surat dan hubungan-hubungan telepon kepada dan dari orang-orang di luar perusahaan.

             Sebagian besar komunikasi perusahaan diterima atau dimulai oleh kantor dalam pelaksanaan pekerjaannya. Oleh karena itu, manajer perkantoran mempunyai tanggung jawab untuk memelihara suatu pelayanan komunikasi sebagai suatu bagian dari organisasi perkantoran.

 

Bab II

Pembahasan

Teknologi Komunikasi Perkantoran

A.      Pengertian Teknologi Komunikasi Perkantoran

Teknologi adalah alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya.[1]

Dalam pengertiannya yang umum, komunikasi adalah proses mengirim dan menerima berita di antara pihak-pihak yang saling berhubungan sehingga daripanya diperoleh pemahaman tentang apa yang dimaksud satu sama lain.[2] Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.

Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda ”kantoor” yang dalam bahasa Inggris office dapat diartikan sebagai (1) kewajiban, tugas, atau fungsi (2) jabatan, (3) markas atau ruang di mana seseorang dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya, (4) jasa pelayanan, (5) pekerjaan melakukan urusan tertentu, (6) atau tempat yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.

Di Indonesia, istilah kantor diartikan sebagai tempat atau ruangan untuk melakukan kegiatan pengelolaan data/informasi. Pengelolaan data adalah proses kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, dan penyimpanan, pendistribusian/penyajian data/ informasi.

Dengan demikian, pengertian kantor dapat diuraikan berikut ini:

1.      Tempat atau ruang penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian/penyajian data/informasi.

2.      Proses penyelenggaraaan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian/penyajian data/informasi.

3.      Sarana pemusatan kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan yang bersifat manajerial dan pendukungan.

Menurut Drs. Kamisa, kantor berarti: bangunan yang dipakai untuk bekerja yang berkenaan dengan urusan administrasi. Menurut Erns Neufert, bahwa didalam bangunan perkantoran pekerjaan utamanya adalah dalam kegiatan penanganan informasi dan kegiatan pembuatan maupun pengambilan keputusan berdasarkan informasi tersebut. Jadi perkantoran adalah bangunan yang digunakan untuk pekerjaan administrasi dan manajerial.[3]

Sehingg teknologi komunikasi perkantoran adalah proses mengirim atau menerima suatu gagasan  dari seseorang kepada orang lain yang saling berhubungan dengan menggunakan alat yang memudahkan pemimpin bahkan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor.

Jadi, kalau misalnya seorang kepala pabrik melaporkan hasil pabrik kepada direktur perusahaan, maka dalam hal ini terjadi komunikasi. Pengirim wartanya adalah kepala pabrik itu, wartanya mengenai jumlah hasil produksi barang yang diselesaikan, alat tata hubungan adalah telepon, isyaratnya berupa bunyi deringan bel dan kata-kata yang terdengar melalui alat itu, sedang penerima wartanya adalah direktur perusahaan.[4]

Dalam komunikasi perkantoran, terdapat 2 jenis komunikasi  yakni:

a.       Komunikasi tertulis

Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dapat dikomunikasikan secara lisan atau tertulis. Pesan-pesan penting biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin tik manual atau elektronik, dicetak dalam bentuk print-out, atau menggunakan email. Penulisan dokumen dengan tangan hamper tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu. Saat ini, hampir setiap perusahaan telah menyediakan berbagai alat bantu berupa hardware dan software computer untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis.

b.      Komunikasi lisan

Sebagaimana telah diuraikan bahwa pelaku bisnis menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi secara lisan. Dalam komunikasi lisam, pesan dikirim melalui suara dengan atau tanpa alat bantu. Contoh komunikasi lisan adalah bercakap-cakap secara langsung, berpidato, bercakap-cakap melalui telepon, mendengarkan ceramah, menonton televise, atau mendengarkan radio.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka teknologi komunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Penggunaan internet, email, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Komputer saku dan telepon genggan saat ini sdah cukup dijadikan ruang kerja yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.

B.       Macam-macam Teknologi dalam Perkantoran

Selain telepon dan telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu teleprinter, teleks (teleprinter exchange ), faksimile, telefoto, atau telecopier. Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi yaitu konferensi tele yakni melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut ;

1.      Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui kabel telegraph atau gelombang radio. Pesan tersebut direproduksi oleh mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat dibaca.

2.      Teleks, ( teleprinter exchange ) yaitu pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik saluran domestik maupun saluran internasional. Teleprinter yang digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup tanpa ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi internasional di antara zonewaktu yang berbeda.

3.      Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan informasi, pesawat dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan dikirim (misalnya sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan pada saat yang sama pengirim mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal tersebut oleh pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya yang jatuh pada kertas fotografis, sehingga menghasilkan salinan faksimile. Dengan perkembangan teknologi, sekarang faksimile tidak perlu lagi melalui pesawat telepon, tetapi mempunyai kode/nomor tersendiri, sehingga pada waktu mengirim informasi dapat langsung menekan nomor pesawat faksimile yang dituju. Seperti halnya pesawat teleks, pesawat faksimile sekarang dapat dibiarkan hidup sehingga pesan yang datangnya kapanpun dapat dilayani dengan baik oleh pesawat tersebut.

4.      Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.

5.      Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui sistem elektromagnetik lainnya.

6.      Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada layar TV (yang sudah dimodifikasi).

C.       Fungsi Teknologi dalam Perkantoran

Fungsi teknologi perkantoran dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Menurut boove dan Thill (2002:390), manfaat teknologi dalam komunikasi adalah :[5]

1.      Meningkatkan aliran komunikasi

Dengan teknologi, informasi mengalir lebih cepat dari sumber yang lebih banyak.

2.      Mempermudah komunikasi

Individu dan organisasi akan semakin mudah melakukan komunikasi akibat adanya teknologi. Teknologi mampu mempersempit bahkan menghilangkan perbedaan jarak dan waktu.

3.      Mengubah struktur komunikasi

Struktur organisasi banyak mengalami perubahan akibat teknologi komunikasi., berkomunikasi dengan atasan dan rekan sekerja tidak perlu dilakukan di satu lokasi dalam suatu pertemuan formal. Komunikasi bisa terjadi antara orang yang sedang berada di kantor dengan orang lain yang sedang berada di lapangan, di perjalanan atau di rumah.

4.      Menurunkan biaya komunikasi

Teknologi mempermudah pembuatan dan pendistribusian informasi. Mudahnya pembuatan dan pendistribusian akan mengakibatkan menurunnya biaya komunikasi.

 

D.      Mengapa Harus Menggunakan Teknologi Komunikasi Perkantoran?

Aplikasi teknologi komunikasi menawarkan keuntungan yang besar bagi komunitas, karyawan, dan perusahaan. Bagi komunitas, teknologi komunikasi memungkinkan pengerjaan yang lebih utuh dan penuh (dengan meningkatkan kemampuan bekerja di lingkungan yang dekat, khususnya bagi mereka para orang tua yang bekerja di rumah, para penjaga, penyandang cacat, dan penduduk yang tinggal di tempat yang sangat jauh), mengurangi kemacetan dan kemungkinan kecelakaan, melegakan lalu lintas, menghemat bahan bakar, dan mengurangi penggunaan energy.

Namun, untuk perusahaan atau perkantoran, teknologi komunikasi bisa memperluas dan mengembangkan bakat karyawan, mengurangi atau menghambat penyebaran penyakit, mereduksi biaya, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi jejak keluaran karbon dan penggunaan energi, mengurangi pergantian dan absensi, memperbaiki moral karyawan, menawarkan kesinambungan operasionalisasi strategi, meningkatkan kemampuan karyawan untuk menangani pekerjaan melewati batas waktu, dan menguatkan kemampuan adaptasi budaya karyawan.

Guna teknologi komunikasi bagi individu, antara lain menciptakan keseimbangan antara bekerja dengan pekerjaan rumah dengan lebih baik.

Adapun keuntungan menggunakan teknologi komunikasi dalam perkantoran sebagai berikut:

·         Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

·         Harga teknologi baru ini relatif murah.

·         Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .

·         Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.

·         Produktivitas meningkat secara cepat.

·         Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.

·         Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

E.       Mengapa jika tidak menggunakan Teknologi Komunikasi Perkantoran

Setelah mengetahui fungsi teknologi komunikasi perkantoran maka sudah bisa diartikan bagitu pentingnya teknologi komunikasi perkantoran. Jika sebuah perkantoran tidak dilengkapi dengan teknologi komunikasi yang canggih justru akan menghambat proses kerja pemimpin dan juga karyawan. Selain itu, produktifitas perusahaan sulit meningkat, pekerjaan banyak yang terhambat karena minimnya sarana prasarana. Komunikasi jadi tidak mudah karena terhalang jarak dan waktu.

F.        Contoh Kasus

Contoh kasusnya adalah suatu perusahaan penerbitan surat kabar memiliki pegawai / wartawan yang tersebar di berbagai daerah untuk meliput kejadian-kejadian. Dengan tersebarnya pegawai / wartawan di berbagai daerah yang jaraknya jauh dari kantor redaksi maka dibutuhkan teknologi informasi agar berita kejadian yang sudah dicatat dapat segera disampaikan kepada redaksi. Untuk keperluan ini dibutuhkan perangkat komputer portabel, infrastruktur jaringan internet, website, dan perangkat-perangkat pendukung lainnya.

 

 

Bab III

Kesimpulan

Teknologi komunikasi perkantoran adalah proses mengirim atau menerima suatu gagasan  dari seseorang kepada orang lain yang saling berhubungan dengan menggunakan alat yang memudahkan pemimpin bahkan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor.

            Fungsi teknologi perkantoran dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan.

Adapun keuntungan menggunakan teknologi komunikasi dalam perkantoran sebagai berikut:

·         Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

·         Harga teknologi baru ini relatif murah.

·         Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .

·         Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.

·         Produktivitas meningkat secara cepat.

·         Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.

·         Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

 

 

 

Daftar Pustaka

Dewi, Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Andi Offset

Gie, The Liang.2000.Administrasi Perkantoran Modern.Yogyakarta: Liberty Yogyakarta

Siswandi.2011.Aplikasi Manajemen Perusahaan.Jakarta: Mitra Wacana Media

http://yaqinov.wordpress.com/2009/03/13/peranan-teknologi-informasi-khususnya-system-informasi-dalam-manajemen-perkantoran-modern/